Главная / Структура / Отдел кадров

Положение об отделе

Положение об отделе кадров
ГОУ ВПО «Тобольской государственной социально-педагогической
академии им. Д.И. Менделеева»

1. Общие положения
1.1. Отдел кадров (далее - отдел) является основным самостоятельным структурным подразделением Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования « им. Д.И.Менделеева» (далее - академия)
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом ректора.
1.3. Отдел подчиняется ректору академии.
1.4. Отдел создается с целью обеспечения академии трудовым ресурсами, комплектования кадрами служащих требуемых профессий и квалификации в соответствии с задачами и направлением ее деятельности, соблюдения прав, льгот и гарантий работников в области трудового права, а также ведения кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством РФ.
1.5. В своей деятельности отдел руководствуется:
- Конституцией РФ;
- Трудовым кодексом РФ;
- федеральными законами РФ;
- указами и распоряжениями Президента РФ;
- постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;
- Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
- государственными стандартами (ГОСТ);
- нормативными актами, разработанными и утвержденными Росархивом;
- перечнями типовых управленческих документов;
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек;
- Уставом академии;
- настоящим Положением;
- локальными нормативными актами.

2. Структура отдела
2.1. Структуру и количество штатных единиц отдела утверждает ректор академии в соответствии со структурой аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов и особенностей работы.
2.2. Отдел подчиняется начальнику отдела.
2.3. В состав отдела входят следующие должности:
- начальник отдела - 1 шт. ед.;
- специалист по кадрам - 4 шт. ед.;
-  специалист по студенческим кадрам – 1 шт. ед.;
- специалист по кадрам факультета среднего профессионального образования – 1 шт. ед.

3. Основные задачи
3.1. Основные задачи отдела:
- подбор, отбор, прием на работу и расстановка кадров;
- учет личного состава работников;
- организация проведения аттестации и конкурсных отборов работников;
- ведение кадрового делопроизводства;
- методическое руководство и координация деятельности кадровых подразделений академии;
- осуществление воинского учета.

4. Функции
В функции отдела входит:
4.1. Определение и разработка кадровой политики и стратегии в соответствии с направлением деятельности академии и сферой ее деятельности.
4.2. Формирование штатного формуляра академии.
4.3. Определение текущей потребности в кадрах.
4.4. Подбор квалифицированных специалистов путем:
- информирования работников академии об имеющихся вакансиях;
- размещения в средствах массовой информации объявлений о вакансиях;
- обращения в органы службы занятости;
4.5. Комплектование академии необходимыми кадрами в соответствии с критериями отбора и оценкой нанимаемого персонала, в том числе:
- перемещение работников внутри академии;
- прием на работу новых работников.
4.6. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством - оформление трудовых договоров с работниками и изменений к ним, подготовка проектов приказов по личному составу и основной деятельности академии, заполнение личных карточек работников.
4.7. Ведение работы с трудовыми книжками, в том числе прием трудовых книжек от принимаемых на работу работников, их учет, хранение, заполнение, а также выдача при прекращении трудовых отношений.
4.8. Учет личного состава путем составления различного вида отчетов.
4.9. Составление графиков отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам различных видов отпусков, учет количества использованных дней отпуска.
4.10. Работа с листками нетрудоспособности.
4.11. Проверка правильности и полноценного заполнения табелей учета рабочего времени работниками структурных подразделений академии.
4.12. Подготовки и выдача справок о занимаемой должности и периоде работы в организации.
4.13. Взаимодействие со сторонними организациями:
- страховыми компаниями в части подачи сведений на оформление полисов обязательного медицинского страхования (ОМС) и добровольного медицинского страхования (ДМС);
- военными комиссариатами по вопросам постановки, снятия с воинского учета работников, студентов, аспирантов академии, их учета и предоставления отчетов.
- пенсионными фондами в целях предоставления документов для изготовления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования.
- центром занятости населения по вопросам выполнения квоты по трудоустройству инвалидов и граждан особо нуждающихся в социальной защите и испытывающих трудности в поиске работы; трудоустройства выпускников академии, организации стажировок.
- Молодежным центром профориентации и трудоустройства по организации тренингов, бесед, анкетирования выпускников академии.
- Департаментом образования и науки Тюменской области в области трудоустройства выпускников (сбор сведений о вакансиях, предоставление информации о трудоустройстве выпускников)
4.14. Подготовка кадровой документации для передачи в архив академии для дальнейшего хранения.
4.15. Организация работы с подразделениями академии:
- контроль за соблюдением кадрового делопроизводства в подразделениях;
- консультирование работников подразделений в части трудового законодательства;
- получение отчетности о приеме, переводе и увольнении работников подразделений.
4.16. Подготовка материалов для представления работников к поощрению.
4.17.Подготовка материалов для привлечения работников к дисциплинарной ответственности.
4.18. Контроль за соблюдением дисциплины труда и выполнением работниками Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов АУП, УВП, АХЧ.
4.19. Организация воинского учета работников, студентов и аспирантов .
4.20. Консультирование работников академии по вопросам трудового законодательства, в том числе и ответы на запросы, жалобы, обращения.
4.21. Планирование и участие в мероприятиях по аттестации, к которым относится:
- информационное обеспечение (составление графиков, приказов);
- контроль за ходом проведения аттестации, выполнения решений аттестационной комиссии.
4.22. Анализ текучести кадров.
4.23. Учет и контроль за преподавательской нагрузкой по ставкам и по часовой оплате.
4.24.Ведения студенческого делопроизводства  (личные дела заочной и дневной форм обучения).                  
4.25.Подготовка и организация проведения Ярмарки выпускников (распределения выпускников) академии.
4.26. Учет, хранение и организация выписки дипломов, дипломов о неполном высшем образовании и академических справок выпускникам, и лицам, отчисленным из института

5. Права и обязанности
5.1. Работники отдела имеют право:
- взаимодействовать по вопросам, относящимся к компетенции отдела, с другими подразделениями академии, государственными и муниципальными органами, а также другими организациями;
- требовать от всех структурных подразделений материалы и сведения, необходимые для выполнения функций, возложенных на отдел;
- контролировать соблюдение трудового законодательства в академии, а также давать разъяснения по применению норм Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов;
- представлять предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности всех подразделений академии в части, относящейся к компетенции отдела;
- представительствовать в установленном порядке от имени академии по вопросам, относящимся к компетенции отдела, в том числе и по вопросам подбора персонала;
- заверять документы по личному составу, выдаваемые работникам академии.
5.2. Работники отдела обязаны:
- обеспечить сохранность персональных данных работников при их обработке;
- соблюдать в своей работе нормы действующего законодательства.

6. Взаимодействие со структурными подразделениями
Отдел в процессе выполнения функций, возложенных на него, взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями.
6.1.1. По вопросам получения:
- табелей учета рабочего времени;
- заявлений;
- объяснительных записок;
- листков нетрудоспособности.
- заявок на рабочих специалистов;
- характеристик на работников, представляемых к поощрению и награждению;
6.1.2. По вопросам предоставления:
- справок;
- выписок, копий запрашиваемых документов.
6.2. С бухгалтерией.
6.2.1. По вопросам предоставления:
- копий приказов по личному составу;
- табелей учета рабочего времени;
- листков временной нетрудоспособности;
- заявлений для начисления и выплаты пособий;
6.2.2. По вопросам получения:
- информации о заработной плате работников.
6.3. С юридическим отделом:
6.3.1. По вопросам получения:
- разъяснений действующего законодательства и порядка его применения.
6.3.2. По вопросам предоставления:
- проектов документов для согласования.
6.4. С канцелярией, архивом:
6.4.1. По вопросам:
- регистрации входящей и исходящей корреспонденции, приказов по общей деятельности;
- отправки писем и иных документов;
- передачи документов на архивное хранение.
6.5. С учебным отделом:
6.5.1. По вопросам:
- получения выписок из приказов;
- согласования данных для отчетов по персоналу и студентам академии;
- согласования данных по учебной нагрузке профессорско-преподавательского состава;
- получение данных о контингенте выпускников для заказа бланков дипломов.
6.6. С научным отделом:
6.6.1. По вопросам:
- согласование информации для отчетов по научной деятельности.
6.7. С лицами, ответственными за кадровое делопроизводство в подразделениях:
6.7.1. По вопросам:
- отправки и получения информации, кадровой документации для координации и контроля за деятельностью кадровых подразделений в подразделениях;
- направления методических материалов, включая локальные нормативные акты, для ознакомления работников подразделений и применения их в работе;
- консультирования по вопросам кадрового делопроизводства и трудового законодательства в целом.

7. Ответственность
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Отдел несет ответственность:
7.2.1. За несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на отдел задач.
7.2.2. За несоблюдение законодательства в области трудового права.
7.2.3. Работники отдела несут персональную ответственность в пределах должностных обязанностей, определенных трудовым договором.
7.2.4. Работники отдела могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной ответственности в случае и в порядке, предусмотренном законодательством.
7.2.5. Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности предусмотрен Правилами внутреннего трудового распорядка.